Usamos SAP BusinessOne y Salesforce, ¿dónde es mejor cotizar?

Si en tu empresa usan SAP BusinessOne, muy probablemente lo implementaron antes que Salesforce. Y esto quiere decir que típicamente las cotizaciones se hacen en SAP. ¿Pero qué pasa ahora que ya tienen Salesforce? ¿Dónde es mejor cotizar en SAP o Salesforce? Esperarías que el proceso de cotización se haga en el CRM –Salesforce.

Y efectivamente, Salesforce CRM tiene las funciones y capacidades para el proceso y gestión de cotizaciones. La pregunta entonces es, ¿dónde es mejor cotizar? A través de diferentes proyectos en los que hemos participado, identificamos 2 opciones que te compartimos con sus pros y contras, en empresas B2B de industrias como integradores de productos industriales, comercializadoras, distribución y logística.

Opción 1) Cotizar en Salesforce

Inicialmente esta opción parece la más natural y atractiva. Después de todo, el CRM es para cubrir todos los procesos comerciales, ¿correcto? Existen 2 posibilidades para implementar esta solución. La primera es usar el módulo de cotizaciones de Salesforce (Quotes o Presupuestos) que ya viene incluido a partir de la edición Professional. Es una solución básica y limitada en ciertos casos, como la gestión de descuentos, formatos de cotizaciones, y otros.
La otra opción –que muchas veces recomendará Salesforce- es adquirir la solución de Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote), una solución más robusta y flexible que permite diferentes esquemas de precios, descuentos, formato de cotizaciones, etc. Obviamente esta solución tiene un costo adicional por usuario.

Pros:

Puedes consolidar todos los procesos comerciales en Salesforce, desde generar el prospectos, cotizar, seguimiento y cierre.
Los usuarios no necesitan brincar de un sistema a otro.
Información de productos, precios y ventas en Salesforce que te permite generar reportes para mejor visibilidad y toma de decisiones.
Mejor visibilidad y control desde Salesforce para cotizaciones y “promesas” de entrega de pedidos.

Cons:

Incrementa la complejidad de la implementación e integración de Salesforce, por lo tanto es un proyecto más largo y costoso.
Necesidad de integrar información de catálogo de productos, existencias y precios con SAP. Y definir quién es el master de la información, si SAP o Salesforce.
Inviertes tiempo en un proceso que tal vez inicialmente no le agrega tanto valor a los usuarios. Es más importante que puedan consolidar sus actividades de seguimiento y gestión de prospectos, clientes y oportunidades de ventas.
Capacitación adicional para los usuarios.

Si cotizas en Salesforce, es muy recomendable y casi necesario, que se integre con SAP. Para que una vez que se cierre una Oportunidad, puedas tener todo el seguimiento de la Orden de Venta (Pedido), Entrega, Facturación y Pagos. De esta manera, tus usuarios realmente no tendrán que brincar entre un sistema y otro, una vez cerrada una cotización.

Opción 2) Cotizar en SAP e integración con Salesforce

Al cotizar, lo que típicamente necesitas es el catálogo de productos/servicios, lista(s) de precios, así como también información de disponibilidad o existencia de producto en almacén (y en qué almacén). Toda esta información ya está en SAP. Con esta opción, los usuarios no tienen que aprender otra herramienta y también el tiempo de implementación de Salesforce puede ser más corto. Obviamente la desventaja primordial es que los usuarios tendrán que seguir usando 2 sistemas, pero esto te ayudará a reducir la complejidad y el tiempo de la implementación de Salesforce. Para reducir la complejidad, y la necesidad de entrar a uno y otro sistema, se pueden integrar de tal manera que la Cotización (el encabezado y sus detalles/partidas) se envíen de manera automática de SAP a Salesforce. Así como posteriormente también se envíe información de la Orden de Venta, Entregas, Facturación y Pagos. Con esto, el usuario una vez cerrada una cotización, no tiene que regresar a SAP para buscar más información de esa venta.

Pros:

El equipo comercial no tiene que aprender una herramienta nueva para cotizar.
No hay necesidad de integrar información de precios y existencias a Salesforce.
No necesitas adquirir ninguna herramienta extra si la solución de Salesforce no es suficiente.
La integración entre SAP y Salesforce es más sencilla.
Lanzamiento de Salesforce más rápido por el alcance más pequeño.
Costo del proyecto de Salesforce sería más bajo
En Salesforce tienes toda la información de la cotización, así como de orden de ventas, entregas y facturas.

Cons:

La principal desventaja es que los usuarios tienen que brincar entre 2 sistemas o aplicaciones.
Tendrían que mantener/cambiar las cotizaciones en SAP. .
Toma más tiempo el proceso de cotizar y actualizar el CRM.
Requiere integración de Salesforce en cuanto a número/ID de clientes, catálogo de productos, ofertas de venta, órdenes de venta, entregas, facturas y pagos.

Esta opción también te permite evolucionar posteriormente a consolidar el proceso de cotización en Salesforce –en una siguiente etapa- para evitar que los usuarios tengan que utilizar otro sistema.

Cada empresa y sus procesos son muy específicos. Considerando esto, podemos decir a manera de conclusión que hay que analizar ambas opciones, y ver qué valor agregado les traerá a los usuarios, pero también entender a qué costo o inversión tanto monetaria como de tiempo – que ésta última muchas veces es la más preciada- tendría la implementación del proceso de Cotizar en Salesforce CRM.