Si en tu empresa usan SAP BusinessOne, muy probablemente lo implementaron antes que Salesforce. Y esto quiere decir que típicamente las cotizaciones se hacen en SAP. ¿Pero qué pasa ahora que ya tienen Salesforce? ¿Dónde es mejor cotizar en SAP o Salesforce? Esperarías que el proceso de cotización se haga en el CRM –Salesforce.
Y efectivamente, Salesforce CRM tiene las funciones y capacidades para el proceso y gestión de cotizaciones. La pregunta entonces es, ¿dónde es mejor cotizar? A través de diferentes proyectos en los que hemos participado, identificamos 2 opciones que te compartimos con sus pros y contras, en empresas B2B de industrias como integradores de productos industriales, comercializadoras, distribución y logística.
Opción 1) Cotizar en Salesforce
Inicialmente esta opción parece la más natural y atractiva. Después de todo, el CRM es para cubrir todos los procesos comerciales, ¿correcto? Existen 2 posibilidades para implementar esta solución. La primera es usar el módulo de cotizaciones de Salesforce (Quotes o Presupuestos) que ya viene incluido a partir de la edición Professional. Es una solución básica y limitada en ciertos casos, como la gestión de descuentos, formatos de cotizaciones, y otros.
La otra opción –que muchas veces recomendará Salesforce- es adquirir la solución de Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote), una solución más robusta y flexible que permite diferentes esquemas de precios, descuentos, formato de cotizaciones, etc. Obviamente esta solución tiene un costo adicional por usuario.
Pros:
- Puedes consolidar todos los procesos comerciales en Salesforce, desde generar el prospectos, cotizar, seguimiento y cierre.
- Los usuarios no necesitan brincar de un sistema a otro.
- Información de productos, precios y ventas en Salesforce que te permite generar reportes para mejor visibilidad y toma de decisiones.
- Mejor visibilidad y control desde Salesforce para cotizaciones y “promesas” de entrega de pedidos.
Cons:
- Incrementa la complejidad de la implementación e integración de Salesforce, por lo tanto es un proyecto más largo y costoso.
- Necesidad de integrar información de catálogo de productos, existencias y precios con SAP. Y definir quién es el master de la información, si SAP o Salesforce.
- Inviertes tiempo en un proceso que tal vez inicialmente no le agrega tanto valor a los usuarios. Es más importante que puedan consolidar sus actividades de seguimiento y gestión de prospectos, clientes y oportunidades de ventas.
- Capacitación adicional para los usuarios.
Si cotizas en Salesforce, es muy recomendable y casi necesario, que se integre con SAP. Para que una vez que se cierre una Oportunidad, puedas tener todo el seguimiento de la Orden de Venta (Pedido), Entrega, Facturación y Pagos. De esta manera, tus usuarios realmente no tendrán que brincar entre un sistema y otro, una vez cerrada una cotización.
Opción 2) Cotizar en SAP e integración con Salesforce
Al cotizar, lo que típicamente necesitas es el catálogo de productos/servicios, lista(s) de precios, así como también información de disponibilidad o existencia de producto en almacén (y en qué almacén). Toda esta información ya está en SAP. Con esta opción, los usuarios no tienen que aprender otra herramienta y también el tiempo de implementación de Salesforce puede ser más corto. Obviamente la desventaja primordial es que los usuarios tendrán que seguir usando 2 sistemas, pero esto te ayudará a reducir la complejidad y el tiempo de la implementación de Salesforce. Para reducir la complejidad, y la necesidad de entrar a uno y otro sistema, se pueden integrar de tal manera que la Cotización (el encabezado y sus detalles/partidas) se envíen de manera automática de SAP a Salesforce. Así como posteriormente también se envíe información de la Orden de Venta, Entregas, Facturación y Pagos. Con esto, el usuario una vez cerrada una cotización, no tiene que regresar a SAP para buscar más información de esa venta.
Pros:
- El equipo comercial no tiene que aprender una herramienta nueva para cotizar.
- No hay necesidad de integrar información de precios y existencias a Salesforce.
- No necesitas adquirir ninguna herramienta extra si la solución de Salesforce no es suficiente.
- La integración entre SAP y Salesforce es más sencilla.
- Lanzamiento de Salesforce más rápido por el alcance más pequeño.
- Costo del proyecto de Salesforce sería más bajo
- En Salesforce tienes toda la información de la cotización, así como de orden de ventas, entregas y facturas.
Cons:
- La principal desventaja es que los usuarios tienen que brincar entre 2 sistemas o aplicaciones.
- Tendrían que mantener/cambiar las cotizaciones en SAP. .
- Toma más tiempo el proceso de cotizar y actualizar el CRM.
- Requiere integración de Salesforce en cuanto a número/ID de clientes, catálogo de productos, ofertas de venta, órdenes de venta, entregas, facturas y pagos.
Esta opción también te permite evolucionar posteriormente a consolidar el proceso de cotización en Salesforce –en una siguiente etapa- para evitar que los usuarios tengan que utilizar otro sistema.
Cada empresa y sus procesos son muy específicos. Considerando esto, podemos decir a manera de conclusión que hay que analizar ambas opciones, y ver qué valor agregado les traerá a los usuarios, pero también entender a qué costo o inversión tanto monetaria como de tiempo – que ésta última muchas veces es la más preciada- tendría la implementación del proceso de Cotizar en Salesforce CRM.
Autor:
Chrystian Barragán Contacto: chrystian@aklienta.com
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