¿Cómo reducir el tiempo que invierte tu equipo de ventas en buscar información de entregas, facturas y pagos? Integrando Salesforce y SAP

Probablemente has leído -en diversos estudios- que los representantes de ventas o “vendedores” pasan gran parte de su tiempo en otras actividades que no son directamente ventas. En tareas o actividades de servicio y administración pueden invertir hasta el 39% de su tiempo de acuerdo a estadísticas de Salesforce. Y, ¿cuánto cuesta eso?

En esta área, uno de los retos que encontramos en la operación y agilidad de equipos comerciales, es que una vez cerrada la venta, tengan acceso fácil y oportuno a información en el CRM acerca de pedidos, entregas, facturas y pagos que vienen del sistema administrativo como es SAP BusinessOne.

¿Y cuáles son las razones por las que típicamente el equipo de ventas necesita esa información en el CRM?

• Seguimiento post-venta: saber si la orden o pedido del cliente ha sido enviado, entregado, facturado y pagado.
• Reportes de ventas: con la información de facturas, se pueden generar reportes y análisis de ventas facturas, no sólo de ventas cerradas (estimadas).
• Cálculo de comisiones: esta es una de las partes más importantes para los reps de ventas. El monto de sus comisiones dependen en gran parte de la información de facturación.
• Actividades de cobranza: algunos equipos de venta son también responsables de dar seguimiento a pagos de facturas por parte de los cliente. Inclusive su comisión va directamente relacionada a las fechas de pago del cliente.
• Penalizaciones por entregas tardías: en ocasiones los clientes aplican penalizaciones cuando no se cumple con la fecha o periodo de entrega de la orden de compra.

¿Cómo traer esa información a Salesforce CRM?

 

 

A través de una buena integración. Ambos, SAP y Salesforce, y la gran mayoría de sistemas en la actualidad cuentan con interfaces o módulos de integración que permiten crear puentes entre ambos para intercambiar información en tiempo real. ¿Cómo se podría ver esa integración?

• Oportunidad de Salesforce y Oferta de Ventas de SAP: relacionar la Oferta de Ventas con la Oportunidad de Salesforce, suponiendo que cotizan en SAP, la Oferta de Ventas de SAP se puede enviar a Salesforce como parte de la Oportunidad .
• Cierre de la Oportunidad en Salesforce y Orden de Venta de SAP. Al cierre de la Oportunidad en Salesforce, se puede enviar la información a SAP que dispare que la Oferta de Ventas se cierre, y se pueda generar la Orden de Venta. Una vez que se genere la Orden de Venta, ésta se puede enviar también a Salesforce como parte de la Oportunidad.
• Entregas y Facturas de SAP: Al momento de que se generen (y actualicen) Entregas o Facturas de esa Orden de Venta, se pueden ir enviando a Salesforce con una notificación respectiva para el usuario. De igual forma, cada vez que se aplique un pago a una factura, está se puede actualizar en Salesforce de manera inmediata.
• Alinear o sincronizar clientes y productos: una parte importante también es sincronizar el número o código de clientes entre Salesforce y SAP, así como también integrar los catálogos de productos de ambos –para tener el detalle de los productos que se incluyen en una cotización o venta.

 

La integración automática entre Salesforce y tu sistema administrativo/ERP como SAP BusinessOne puede generar ahorro de tiempo en tu equipo de ventas, que pueden destinarlo a dónde tiene más impacto: con clientes y prospectos!

 

 

Autor:

Chrystian Barragán   Contacto: chrystian@aklienta.com